о том, как делать бизнес и жить устойчиво

Делать 11 ноября, 13:11

Ловушки емейл: как избавиться от бесконечного потока писем

6 советов о том, как максимально эффективно управлять своей электронной почтой

Ловушки емейл: как избавиться от бесконечного потока писем Ловушки емейл: как избавиться от бесконечного потока писем

Мы не можем перестать пользоваться электронной почтой. Это факт. Еще один факт — она отбирает у нас огромный кусок времени. Ежедневно нам нужно просматривать десятки писем, на многие из них отвечать, обдумывать информацию и запускать в работу. Мы это делаем постоянно, но количество писем не уменьшается.

Все это происходит потому, что мы сами себя загоняем в ловушки, отнимающие массу нашего драгоценного времени.

Подпишитесь на канал DELO.UA

Ловушка №1. Строить план дня на основе папки "Входящие"

Часто по утрам мы первым делом просматриваем электронную почту, читаем все сообщения и позволяем им определять нашу повестку дня. И что мы получаем? А то, что наши истинные приоритеты отодвигаются на второй план. Мы просто не успеваем сделать, что что собирались. По сути, мы работаем для достижения целей других людей, вместо того, чтобы достигать своих.

Что же делать? Нужно перевернуть ситуацию. Вместо того, чтобы начинать день с ответов на все электронные письма, начните его с первостепенных задач, которые вы запланировали заранее. А обработку электронной почты включите в план, как приоритет второго или третьего уровня.

Есть одна техника, которая поможет вам это легко сделать. Создайте три подпапки в папке "Входящие" и назовите их "Приоритет 1", "Приоритет 2" и "Приоритет 3". Затем просмотрите электронные письма. Все, на что можете ответить очень быстро — ответьте сразу. Остальное переместите в подпапки в соответствии с приоритетностью. В план на день включите 2-4 отрезка времени по 10-15 минут в течение которых вы будете обрабатывать электронные письма. Таким образом, вы избавите себя от отвлекающего фактора, из-за которого приходится прерывать выполнение других задач.

Ловушка №2. Не отвечать быстро

Сегодня люди ожидают быстрых, если не немедленных, ответов. Исследования показали, что до 80% клиентов ждут, что компании ответят на сообщения в службу поддержки в течение 24 часов, а 37% ожидают получить ответ в течение часа. Поэтому постарайтесь ответить как можно быстрее. Если ответ сложный, и у вас действительно нет на него времени, то, по крайней мере, отправьте электронное письмо адресату, в котором сообщите о получении его сообщения и о том, когда вы сможете ответить на его запрос.

Ловушка №3. Давать не полные ответы на электронные письма

Когда вы не отвечаете на все вопросы в сообщении электронной почты или отвечаете не достаточно полно, вы создаете неизбежный поток последующих сообщений, в которых адресаты попытаются получить от вас разъяснения или более полную информацию. Этот дополнительный трафик отнимает драгоценное время у ваших приоритетных задач. Прежде чем нажать кнопку "Отправить", просмотрите свое письмо и убедитесь, что вы ответили на все вопросы в полной мере. Кроме того, постарайтесь спрогнозировать, что еще может заинтересовать адресата и заранее дайте ему разъяснения по этим моментам.

Ловушка №4. Писать слишком много

Вам нужно предоставить адресату полную информацию, но не нужно при этом усердствовать. Полный ответ не значит докторская диссертация. Старайтесь писать по сути дела. Используйте короткие слова и предложения. Желательно, чтобы ваше письмо состояло из 4-5 строк.

Ловушка №5. Часто использовать функцию "Ответить всем"

На электронные письма тратите время не только вы, но и те, кто получает ваши сообщения. Уважайте людей и их время, и включайте в строку контактов только те адреса, которые действительно должны получить ваше письмо. Если можете использовать поле "Скрытая копия" — используйте. Тогда обратная связь от адресатов будет приходить только вам, а не всем контактным лицам, которым вы отправляли письмо.

Ловушка №6. Отвечать на электронные письма в плохом настроении

Иногда на работе или в личной жизни возникают ситуации, о которых коллегам, клиентам и партнерам лучше не знать. Если вы расстроены или тревожитесь по какому-то поводу, или получили электронное письмо, которое испортило вам настроение, отойдите от компьютера. Прогуляйте по улице. Успокойтесь. Потом попробуйте пообщаться с адресатом неприятного письма по телефону или лицом к лицу. Так будет проще выяснить все недоразумения.

Время невероятно дорого. Когда вы цените свое время и время других людей, так вы проявляете уважение и не растрачиваете драгоценный ресурс впустую. Постарайтесь не попадать в эти ловушки. Так вы не только повысите свою продуктивность, но и исключите из своей жизни еще один стрессовый фактор.

Загрузка...
Загрузка...