Виртуальные мероприятия имеют много преимуществ перед офлайн событиями — нет ограничения по количеству участников, есть возможность привлечь спикера из любой страны мира и т.д. Однако не стоит думать, что организация онлайн-конференции гораздо проще, чем события в зале. Здесь не менее, а может быть даже более важна четкая стратегия планирования и выполнения.
Организаторы успешных виртуальных мероприятий поделились своими секретами:
Ставьте ценность участника на первое место
Не используйте онлайн-событие как инструмент создания списка адресов электронной почты, который впоследствии можно будет использовать для продвижения продуктов или аналогичных целей. Даже если не сразу, но со временем участники поймут вашу цель и результат вас не обрадует. (Марк Николсон, консалтинговая компания Match Financial)
Подписывайтесь на Telegram-канал delo.uaРепетируйте как можно больше
Когда работаете со спикерами мероприятий, всегда проводите репетиции, чтобы и спикер, и модератор могли освоиться с технологиями, содержанием, форматом и процессом выступления. Слишком часто можно увидеть, как отсутствие подготовки вызывает технические проблемы или сложности с синхронизацией контента. Подготовившись заранее, вы и ваш докладчик будете чувствовать себя увереннее во время доклада. (Дженнифер Бест, компания по подбору спикеров AAE Speakers)
Уделите особое внимание привлечению интересных докладчиков
Как и в случае с офлайн-мероприятиями, все начинается с выступающих, которых люди хотят слышать. Организуйте репетиционные сессии, чтобы гарантировать качество контента и работы оборудования (микрофон, видео, возможность подключения). Подготовьте резервные записи докладов, которые вы сможете использовать, если произойдет серьезный технологический сбой и докладчик не сможет подключиться в реальном времени. Используйте Slack для взаимодействия с участниками и спикерами в режиме реального времени (Альберто Фарронато, компания по производству дронов Skydio).
Добавьте интерактивные элементы
Перенося мероприятие в онлайн, уделите особое внимание определению новых путей к клиенту, а также поработайте над тем, чтобы участники получили увлекательный опыт и легко могли ориентироваться в том, как получить доступ к мероприятию. Естественно, в первую очередь вы привлекаете людей контентом. Но их внимание необходимо постоянно удерживать. Помочь в этом может использование элементов интерактива на протяжении всего события (Джон Орландо, e-marketing компания Constant Contact).
Не усыпляйте аудиторию
Общайтесь и говорите энергично, давая аудитории действенные советы, которые они могут сразу же использовать. Скучное выступление — верный способ заставить людей отключиться от сеанса связи (Стейси Шерман, эксперт по работе с клиентами).
Используйте чаты для обсуждения
Это отличный способ поделиться идеями по теме, провести мозговой штурм и пообщаться с узким кругом. Также это способствует знакомству между участниками и спикером, и помогает общаться интровертам, которым сложно высказаться на широкую аудиторию (Шайло Холмс, Open Roads Marketing).
Отправьте участникам сувениры или комплекты материалов
Отсутствие личного контакта на мероприятии не исключает доставку участникам сувениров или комплектов материалов, которые обычно выдаются во время регистрации. Хороший подарок от компании или пакет с раздаточными материалами могут улучшить связь между всеми участниками мероприятия, заложить основу для общения в онлайн и привнести некоторую человечность в процесс (Корд Химельштейн, компания по разработке комплексных решений для работы с сотрудниками HALO Recognition).
Привлеките влиятельных людей для продвижения мероприятия
Три самых важных основы для успеха мероприятия — привлечь влиятельных лиц к продвижению события, обеспечить актуальность контента мероприятия и использовать несколько каналов для его продвижения (Аманда Понзар, Community Health Charities).
Обеспечьте посетителям общение в режиме реального времени
Участники виртуального мероприятия — это не замкнутая аудитория. Организатор и модератор должны организовать процесс так, чтобы аудитория могла беспрепятственно передавать комментарии и вопросы, чтобы посетители могли взаимодействовать в режиме реального времени и получать общий опыт, который может обеспечить офлайн-мероприятие или конференция. Обратите внимание, чтобы контроль качества связи и общение участников проходило в разных чатах (Кен Гиббс, компания по созданию контента Viacom).
Продавайте мероприятие совместно с другими организаторами
Совместный маркетинг мероприятия с одним или двумя организаторами конференций обеспечивает более широкий, глобальный охват аудитории, а также помогает делиться сообщениями с людьми за пределами существующей базы данных (Парна Саркар-Басу, Brand and Buzz Marketing, LLC).
Настройте выделенное пространство для нетворкинга
Виртуальные мероприятия часто не способны в полной мере заменить офлайн-события, особенно в вопросе нетворкинга. Организаторам важно создать пространство или выделить время, в течение которого партнеры конференции, спикеры и участники могут общаться и строить отношения друг с другом (Трейси Сестили, платформа для найма сотрудников Fountain).
Планируйте короткие сессии
Внимание аудитории на виртуальном мероприятии удержать гораздо сложнее. Чтобы избежать ранних отключений, планируйте сессии не более 25 минут (Хасиб Тарик, Universal Music Group).
Найдите подходящую платформу
Важнейшие факторы любой успешной конференции — интересный контент и увлекательные докладчики. Чтобы обеспечить выступающим все необходимые инструменты для полного показа своих докладов и полноценного общения с участниками, особое внимание уделяйте выбору платформы проведения мероприятия (Стефка Иванова, платформа Happeo).