Многие компании переводят сотрудников на удаленную систему работы. Конечно, количество встреч и совещаний значительно уменьшится, но иногда "собираться" вместе для обсуждения статусов и важных вопросов, в любом случае, необходимо.
Казалось бы, что сложного — назначили время, подключились, пообщались… На самом деле организация онлайн-совещания требует не меньшего, а, возможно, и большего внимания, чем оффлайн встречи. Например, у участников могут быть проблемы с подключением и задержкой передачи сигнала, несколько человек могут начинать говорить одновременно, а структура и тайм-план не всегда соблюдаются.
Чтобы онлайн-совещание проходило эффективно, нужно продумать семь главных аспектов:
Подписывайтесь на Youtube-канал delo.ua1. Четкая и информативная повестка дня
Общение без четкой цели приводит к путанице и потере большого количества времени. Никогда не проводите встречи без четкой повестки дня. Чтобы всем упростить задачу, подготовьте официальную повестку дня с ключевыми вопросами, которые будут обсуждаться на встрече, и рассортируйте их в соответствии с потребностями вашего бизнеса. Также четко укажите, какая роль ожидается от каждого участника встречи. Отправьте эту повестку дня по крайней мере за 24 часа до собрания и получите подтверждение от всех участников. Также установите автоматические напоминания о встрече с помощью Календаря Google.
2. Модератор встречи
Встреча без модератора почти наверняка превратится в "базар" — именно этот человек должен иметь полномочия по контролю за процессом. Никто не может говорить без разрешения модератора. Его основная задача — держать всех в рамках темы обсуждения. Это особенно важно при онлайн-встречах, поскольку существует большая вероятность того, что кто-то кого-то неправильно поймет из-за помех в интернет-соединении и качестве аудио/видео.
3. Проверка техники и связи
Попросите всех участников перезагрузить свои компьютеры как минимум за 20 минут до начала совещания. Убедитесь, что камера и микрофон работают нормально, а программное обеспечение для собраний поддерживает несколько участников. Для встреч "один на один" вы можете воспользоваться стандартной услугой видеозвонков, такой как Skype. Но если на "встрече" планируется несколько участников, нужно подумать о более удобном для этой цели приложении.
4. Ограничения по времени
Ограничение времени совещаний может значительно повысить производительность всех участников и помочь всем извлечь из них гораздо больше пользы за ограниченное время. Например, вы можете установить продолжительность встречи 30 минут и назначить по 10 минут для обсуждения каждого пункта повестки дня. Таким образом, участники будут оставаться сосредоточенными, и общение не будет выходить за рамки темы обсуждения.
5. Отвлекающие факторы
Отвлекающие факторы могут легко вызвать недопонимание в процессе онлайн-совещания. Чтобы избежать каких-либо неожиданностей, попросите участников на время совещания разместится в закрытом и хорошо освещенном помещении. Кроме того, желательно, чтобы все пользовались наушниками с микрофоном, вместо микрофона ноутбука. Это обеспечит более четкую связь.
6. Завершение встречи
Многие корпоративные встречи заканчиваются нечеткими обещаниями и расплывчатыми заверениями участников. Модератор несет ответственность за обсуждение каждого пункта плана встречи и получение четких ответов по срокам выполнения от ответственных участников. То есть, модератор должен проговорить кто отвечает за выполнение каждого пункта и в какие сроки задача должна быть выполнена. Без этого невозможно отследить выполнение ни одной задачи.
7. Результаты встречи
По окончании онлайн-совещания необходимо всем участникам разослать информацию о том, что обсуждалось на встрече (тезисно), какие решения приняты, кто ответственный за выполнение поставленных задач и сроки выполнения. Участники должны подтвердить, что они согласны с тезисами, понимают их и приняли к выполнению.
Правильная подготовка онлайн-встречи может сэкономить время на ее проведение и принести дополнительные бонусы в виде неожиданных идей сотрудников.
Читайте также: Время под контролем: Как выбрать для себя лучший метод тайм-менеджмента