Без напряжения: как сделать за день больше, чем большинство делает за неделю

Сколько часов в день вы реально посвящаете работе? А сколько часов вы отвлекаетесь? Результаты недавнего британского исследования показали, что средний офисный работник работает только 2 часа 53 минуты в день. Разве это возможно, удивитесь вы. Возможно. Но еще больше удивляет то, как люди проводят время на работе.

Большой процент респондентов заявили, что они много времени проводят в социальных сетях, читают новостные сайты, болтают, готовят напитки, общаются по телефону на личные темы и многое другое. А потом — сорванные дедлайны, стрессы от "огромного" количества дел, недовольство руководством и т.п.

А все почему? Потому что мы забываем о том, что самое главное в нашей жизни — это время. Его невозможно изменить, вернуть или обменять. Оно просто уходит. Мы можем повлиять только на то, чем будет заполнено наше время.

Подписывайтесь на Youtube-канал delo.ua

Начните день с "полным баком"

Вы когда-нибудь задумывались, почему в понедельник вы делаете больше, чем в пятницу? Да потому, что ваш энергетический бак заполнен и вы можете работать продуктивно. К концу рабочей недели вы настолько себя изматываете, что у вас уже не хватает сил ни на что.

- Полностью отключайтесь от работы в конце каждого дня.
- Спите не менее 8 часов в сутки. Большинство из нас недооценивают важность сна и жертвуют им ради очередного отчета или увлекательного сериала. Если в течение четырех дней недосыпать по 2 часа, то в пятницу организму неоткуда будет взять энергию.
- Не заглядывайте в электронную почту и социальные сети по выходным. Это может быть сложно. Но если вы справитесь, в понедельник вы проснетесь полным сил и желания действовать.

Отделите список дел "на сегодня" от "основного" списка дел

Ваш основной список дел может быть огромным. Если вы будете ориентироваться на него, стресс в конце дня вам обеспечен. Когда вы смотрите на список из 42 пунктов, вы даже не сможете понять, с какого пункта начать.

- Каждый вечер составляйте список дел "на завтра".
- Не вносите в список больше пунктов, чем это действительно необходимо.
- Перед уходом с работы запишите пять пунктов, которые вы хотите (или вам нужно) сделать на следующий день. Не откладывайте составление плана на утро — это уже поздно, вы разрушили свой день. Когда вы планируете с вечера, к выполнению задач вы можете приступить с самого утра и сделать гораздо больше.
- Чтобы сделать рабочую неделю еще более продуктивной, составьте в пятницу вечером список на следующие 5 рабочих дней, а потом просто перемещайте из этого списка в ежедневный самые приоритетные задачи.

Управляйте своей энергией, а не своим временем

Если вы жаворонок, к середине дня ваша энергия убывает, и вряд ли вы сможете сделать то, что требует от вас серьезных усилий. В этом случае старайтесь самое сложное и самое важное делать с утра.

Управление энергией заставляет вас думать о результатах как о функции энергии, а не затраченного времени. Интенсивная работа в течение короткого периода времени может дать больше, чем работа в течение нескольких дней в состоянии усталости и рассеянности. Управляйте не временем, а энергией и концентрацией.

- Разбивайте задачи на управляемые блоки и заставляйте себя целенаправленно выполнять один блок в установленное время.
- Намеренно планируйте перерывы. Когда вы слишком много работаете и вкладываете слишком много энергии в задачу, вы можете выгореть, не добившись реального прогресса.

Истинная продуктивность — это умение лучше управлять энергией, а не способность долго сидеть за рабочим столом. Например, вы ежедневно в 15:00 чувствуете спад энергии. Если вы попытаетесь себя перебороть, это принесет больше вреда, чем пользы. Вместо этого попробуйте быстро прогуляться или даже вздремнуть 10-20 минут, если сможете. Это дополнит ваш энергетический бак и позволит эффективно завершить рабочий день.

Создайте ритуал "подготовки к работе"

Начать выполнение задачи — самое большое препятствие, с которым сталкиваются многие люди. Если вы не знаете, над чем в первую очередь будете работать утром, скорее всего, вы долго будете откладывать. Один из способов облегчить запуск — создать распорядок, который скажет вашему мозгу и телу, что пора работать.

Это может быть что-то очень простое: приехать на работу, выпить чашку кофе, подготовить рабочий стол, взглянуть на "список на сегодня" и приступить к работе.

Вы можете использовать триггер, чтобы перейти в "режим концентрации". Например, оденьте наушники и включите мелодию, которая поднимает вам настроение и помогает взяться за дело. Включите прослушивание этой мелодии в свой утренний распорядок.

Разделите рабочее время и делайте перерывы

Сидеть за столом и смотреть в монитор в течение восьми часов — очень утомительное занятие. Исследования показали, что регулярные короткие перерывы улучшают концентрацию внимания на 16%. Когда вы делаете перерыв, после выполнения одной задачи, к следующей вы приступаете с большим зарядом энергии, а значит и готовым к большей продуктивности.

Результаты различных исследований, которые в последнее время проводятся все чаще, показывают, что регулярные перерывы между выполнение интеллектуальных задач улучшают творческие способности, а пропуск перерывов может привести к стрессу, истощению и блокированию творчества.

Установите принудительный дедлайн

Когда вы работаете долго, это не значит, что вы получите лучший результат. Исследования показывают, что ограниченное количество времени увеличивает скорость работы.

Вспомните задачу, на выполнение которой у вас был целый день. Наверняка, вы ее сделали, но несколько раз прерывались на кофе, заглядывали в ленту новостей соцсети, и раз 10 проверяли электронную почту. А если бы у вас был только час на ее выполнение? Принудительные дедлайны работают, особенно если у вас много дел.

Если время на выполнение задач устанавливает ваш руководитель — отлично. Но если это не так, делайте это сами. Установка собственных дедлайнов может изменить ваш стиль работы. Мысль о том, что крайний срок выполнения приближается, заставит вас сосредоточиться.

Когда вы формируете более эффективный распорядок дня, управляете своей энергией и работаете, учитывая особенности своего организма, вы сможете выполнять задачи за меньшее время, а значит, находить больше свободного времени лично для себя.