о том, как делать бизнес и жить устойчиво

Знать 30 сентября, 22:09

Оптимально: Что делать, чтобы не тратить свое время впустую

Итоги одного эксперимента с тайм-менеджментом

img img

Мы тратим время на массу якобы важных задач. Что мы получаем в результате? Чаще всего стресс вместо удовлетворения от выполненного дела. Может быть стоит разобраться, насколько эффективно мы расходуем свое время?

Маркетинговый стратег и профессиональный спикер Дори Кларк, решил провести эксперимент. В течение месяца он отслеживал все, чем занимался, фиксируя это с получасовыми интервалами в таблице Excel. Конечно, фиксация каждой задачи — сама по себе задача не из легких. Но, выполнив ее, можно сделать для себя массу открытий. Вот, что узнал Дори Кларк:

Правильный подход к многозадачности может дать массу преимуществ

Мы все много слышали об опасностях многозадачности — мы не можем делать сразу несколько вещей одинаково качественно. Это верно, но только для определенных видов деятельности, некоторые задачи мы вполне можем совмещать. Например, готовить ужин и слушать аудиокнигу, обедать и читать, выполнять рутинную работу и слушать музыку.

Объединение личных и профессиональных сетей может принести много пользы

Многие по-прежнему считают, что нужно разделять дружеские и бизнес-контакты, личную и профессиональную жизнь. Конечно, границы между работой и личной жизни важны для поддержания баланса, но если вам нравится то, что вы делаете, ваши друзья, так же увлеченные этим делом, могут быть связаны и с вашим бизнесом. Таким образом, можно значительно увеличить время общения с друзьями, без ущерба для деловой жизни.

Немного времени в течение дня можно "потратить впустую"

Опыт Дори показал, что в течение месяца он тратил 2,5 часа на социальные сети, не имея четкой профессиональной цели — он просто пролистывал ленту. Это не так уж и много времени, и вряд ли его есть смысл оптимизировать. Особенно если учесть, что эту "задачу" он выполнял чаще всего между 10 и 11 часами вечера, когда сил на работу уже не осталось, а спать еще не хочется.

Некоторые задачи оказывают на нас непропорциональное психологическое давление

До начала эксперимента Дори понял, что его очень беспокоят электронные письма, на которые он не успевает отвечать. Как ему казалось, это сильно влияло на его продуктивность. Но реальность была несколько иной. Он тратил полтора часа в день на обработку писем, в принципе цифра не критичная. Тем более что основной приоритет имели сообщения от клиентов. Дори четко разделял и отмечал время, затраченное на работу с клиентами (его главный приоритет), на общение с друзьями и даже чтение. Однако даже при таком режиме дня электронная почта не давала ему покоя, он постоянно чувствовал психологическое давление в тех случаях, когда какое-то письмо оставалось без ответа. Он постоянно переживал о том, что кто-то ждет от него информацию, которую он так долго не предоставляет.

Эксперимент помог Дори понять одну важную вещь — мы никогда не сможем полностью избежать чувства вины, связанного с неотвеченными электронными письмами. Но лучше иметь легкое "недовольство" собой в связи с задержкой ответа на сообщение, чем становится "рабом" электронной почты.

Отслеживать время — довольно тяжелая задача. Многие просто не могут довести эксперимент до конца — во всяком случае это показывает опыт Дори. Чтобы завершить эксперимент, для себя он использовал принцип привязки нового поведения к существующему. Таблица фиксации времени всегда была открыта на компьютере — это было первое, что он видел после перерыва в работе. Такой подход побуждал его сразу записать все, чем он занимался в перерыве между выполнением задач: сон, встречи, обеды, прогулки…

Если вам удастся продержаться в таком режиме хотя бы месяц, вы получите бесценные знания о своем времени. Вы сможете понять, в каких случаях лучше использовать многозадачность, которая поможет выделить дополнительные часы в день для других дел. Вы увидите, какие действия для вас являются наиболее стрессовыми, что позволит вам принимать более взвешенные решения о том, как делегировать или трансформировать рабочий процесс, а следовательно оптимизировать свои задачи и повысить производительность.

По материалам: hbr.org

Читайте также: В эпицентре: Что делать, если вы оказались в середине конфликта ваших боссов