Работа с большими массивами данных в Excel приводит многих в ужас. И такая задача, действительно, может стать серьезным испытанием, если не знать некоторых секретов, которые выведут вашу работу с таблицами на новый уровень. Предлагаем 15 хитростей для работы в Microsoft Excel 2010.
1. Выбрать все одним щелчком
Многие привыкли использовать для функции "выбрать все" комбинацию клавиш Ctrl + A. Но есть способ еще удобнее — нужно один раз нажать на угловую кнопку в левом верхнем углу таблицы и все данные будут выделены за секунду.
2. Открыть несколько файлов одновременно
Вместо того, чтобы открывать файлы по одному, есть удобный способ открыть их все одним щелчком мыши. Выберите файлы, которые вы хотите открыть с помощью кнопки Ctrl и левой кнопки мыши, затем нажмите Enter на клавиатуре, все файлы будут открыты одновременно.
Подписывайтесь на Youtube-канал delo.ua3. Переключаться между разными файлами Excel
Когда у вас открыты разные электронные таблицы, переключение между разными файлами может раздражать, потому что иногда изменение данных на неправильном листе может испортить весь проект. Используя Ctrl + Tab, вы можете свободно переключаться между различными файлами.
4. Создать новое контекстное меню
Обычно в верхнем меню находится сочетание из трех клавиш: "Сохранить", "Отменить ввод" и "Повторить ввод". Однако, если вы хотите использовать больше ярлыков, таких как Копировать и Вырезать, вы можете настроить их следующим образом: Файл-> Параметры-> Панель быстрого доступа, добавьте вырезание и копирование из левого столбца в правый, сохраните изменения. В верхнем меню вы увидите еще два ярлыка.
5. Добавить диагональную линию в ячейку
Например, при создании списка адресов одноклассников вам может понадобиться диагональная линия в первой ячейке для разделения различных атрибутов строк и столбцов. Как это сделать? Нажмите правой кнопкой мыши на ячейку, в которую нужно разделить диагональю. Затем, в выпадающем меню выберите "Формат ячеек". Нажмите на диагональ, а затем OK.
6. Добавить несколько строк или столбцов
Вы, наверняка, знаете как добавить одну новую строку или столбец. Но если вам нужно добавить 10 или 20 новых строк или столбцов, это может занять время и быть утомительным. Вместо этого выделите нужное количество строк/столбцов (выделение проводите на левом столбце с нумерацией строк/на верхней строке с нумерацией столбцов), нажмите правую кнопку мыши и выберите "Вставить" в раскрывающемся меню. Новые строки будут вставлены над строкой или слева от выбранного вами столбца.
7. Быстрое переместить и скопировать данные в ячейках
Если вы хотите переместить один столбец данных в электронной таблице, выберите его, переместите указатель мыши на границу выделенной области, пока не появится значок "крестик со стрелками", перетащите столбец в нужное место. Чтобы таким образом скопировать данные, нужно перед перетаскиванием, нажать Ctrl.
8. Быстро удалить пустые клетки
Некоторые ячейки по умолчанию будут пустыми по разным причинам. Если вам необходимо удалить их, чтобы сохранить точность, особенно при расчете среднего значения, просто отфильтруйте пустые ячейки и удалите их одним щелчком мыши. Выберите столбец, который вы хотите отфильтровать, перейдите в "Данные" -> "Фильтр", после того как появится кнопка "Вниз", отмените "Выбрать все", а затем выберите последний вариант, "Пустые". Все пустые ячейки будут показаны сразу. Вернитесь на главную страницу и нажмите "Удалить", все они будут удалены.
9. Искать неточные данные
Возможно, вы знаете, как активировать быстрый поиск с помощью сочетания клавиш Ctrl + F, но в электронных таблицах Excel для активации неточного поиска используются две основные символы — вопросительный знак и звездочка. Они применяются, когда вы не уверены в целевом результате. Вопросительный знак обозначает один символ, а звездочка обозначает один или несколько символов. Если же вам нужно найти знак вопроса и звездочку в качестве целевого результата, поставьте перед знаком "~".
10. Создать уникальное значение в столбце
Чтобы найти уникальное значение в столбце, используется расширенный фильтр. Выберите столбец, перейдите в Данные-> Дополнительно. Появится всплывающее окно. Нажмите "Копировать в другое место". Затем укажите целевое местоположение, введя значение или нажав кнопку выбора области. Не забудьте выбрать "Только уникальные записи", затем нажмите OK.
11. Ограничить ввод с функцией проверки данных
Чтобы сохранить достоверность данных, иногда необходимо ограничить входное значение и предложить несколько советов для дальнейших действий. Например, возраст должен быть целым числом, и всем людям, участвующим в этом опросе, должно быть от 18 до 60 лет. Чтобы убедиться, что данные за пределами этого возрастного диапазона не введены, перейдите в "Данные" -> "Проверка данных" -> "Параметры", введите условия и перейдите к вкладке "Сообщение для ввода". Введите сообщение, которое увидит другой пользователь, например, "Пожалуйста, введите свой возраст целым числом, которое должно варьироваться от 18 до 60". Пользователи получат эту подсказку при наведении указателя в этой области и увидят предупреждающее сообщение, если введенная информация не будет соответствовать заданным параметрам.
12. Быстрая навигация с помощью Ctrl + Кнопка со стрелкой
Когда вы нажимаете Ctrl + любая кнопку со стрелкой на клавиатуре, вы можете перейти к краю листа в разных направлениях. Если вы хотите перейти к нижней строке данных, просто попробуйте нажать Ctrl + кнопку вниз.
13. Транспонировать данные из строки в столбец
Эта функция нужна, если вам важно транспонировать данные, не перепечатывая их вручную. Скопируйте область, которую хотите транспонировать, переместите указатель на пустое место на листе. На вкладке "Главная" нажмите на стрелку под кнопкой "Вставить" и выберите пункт Транспонировать. Функция не будет активирована, пока вы не скопируете данные.
14. Совместить текст с помощью &
Если вам нужно объединить текст, находящийся в разных ячейках, вам поможет &. Выделите ячейку, в которую хотите разместить объединенный текст. Поставьте =, затем нажмите на ячейку с первой частью текста, затем поставьте &, нажмите на ячейку со второй частью текста, затем опять &, и т.д. Таким образом внесите все части, которые вам нужно объединить. В итоговой ячейке у вас должна получится формула =А2&В2&С2 (и т.д. в зависимости от количества объединяемых частей). Нажмите Enter. Все части будут объединены в одну.
15. Ускорить ввод сложных терминов
Если вам нужно повторять одно и то же значение, например, длинное слово или специальный термин, воспользуйтесь функцией автозамены. Перейдите в Файл-> Параметры-> Правописание-> Параметры автозамены и введите в строку "Заменять:" текст, которые вы будете вписывать, а в строку "На:" правильный текст. Например, вы будете вписывать "опа", а вам нужно получить "Excel — удобная программа". Теперь, когда вы будете писать слово "опа", они будут меняться на "Excel — удобная программа".
Читайте также: На чемоданах: 13 лучших лайфхаков для путешественников
Быть в курсе самого интересного с ZZA! — можно, подписавшись наш Telegram!