Мы собрали девять самых полезных лайфхаков, значительно повышающих эффективность и удобство работы с документами в Google Docs.
Сохранение файла в формате Word
Вы наверняка знаете, что можете открывать документы Word на Google Диске, просматривать и редактировать их как Google Docs. Но знаете ли вы, что можете вернуть документу формат docx? Единственный нюанс — для этого вы должны пользоваться браузером Google Chrome. Итак, убедитесь, что у вас включен режим совместимости с Office, установив расширение Office Editing for Docs, Sheets & Slides Chrome.
Когда вы закончите редактирование документа, вы можете сохранить и экспортировать его в формат Word (Меню — Файл — Загрузить как — выберите Word doc или нужный формат). Эта функция работает также с файлами Excel и PowerPoint.
Подписывайтесь на Telegram-канал delo.uaВозврат к предыдущим версиям файла
Известно, что в Google Docs работает режим автосохранения. Но кроме этого, в нем существует функция возврата к предыдущим версиям файла. Выберите Меню — Файл — История версий — Смотреть историю изменений. В правом поле вы увидите даты и время внесения изменений. Выберите нужную дату — и вы увидите версию документа, существующую на тот момент. Также вы можете узнать, кто вносил изменения, если к этому файлу имеют доступ и другие пользователи. Если вы хотите вернуться к более старой итерации документа, нажмите "Восстановить эту версию" (синяя кнопка в верхней части экрана).
Редактирование в автономном режиме
У вас нет Wi-Fi? Вы все равно можете создавать и редактировать документы в Google Docs, ваша работа просто не будет автоматически сохранена, но она сохранится и синхронизируется, как только у вас появится подключение к интернету.
Чтобы воспользоваться этой возможностью, включите функцию автономного редактирования. Для этого перейдите на главный экран Google Docs и нажмите Меню — Настройки — Создавать, открывать и редактировать файлы Google Docs на этом устройстве в автономном режиме. Прежде чем начать работу в автономном режиме, вам нужно войти в свою учетную запись Google. Сделайте это заранее, поскольку вы не сможете войти в учетную запись без подключения к интернету.
Поиск курсора соавтора
Если вы работаете с коллегой над одним документом и вам нужно найти место в документе, где сейчас вносит корректировки ваш коллега, просто нажмите на его фото/аватар в правом верхнем углу страницы.
Использование шаблонов
На главном экране Google Docs можно найти множество шаблонов документов, которыми вы можете легко воспользоваться. В "Галерее шаблонов" есть разные варианты стилей от заметок до соглашений с подрядчиками и новостных подборок.
Использование надстроек
Даже если вы использовали Google Docs сотни раз, вряд ли вы заходили в меню "Надстройки/Дополнения". В этом меню "спрятана" масса инструментов, позволяющих ускорить создание, анализ и структурирование информации. Существует даже надстройка, которая генерирует аналитику истории корректировок — вы можете увидеть долю усилий, которые каждый пользователь внес в документ.
Информирование соавтора о внесенной правке
Хотите сообщить коллеге о том, что сделали определенную корректировку? Выделите слово или раздел, нажмите на знак , в появившемся окне введите знак "+", затем начните вводить адрес электронной почты контакта, которому хотите отправить сообщение о корректировке. Человек получит оповещение по электронной почте.
Настройка быстрых клавиш
Если есть определенная фраза или строка, которую вам приходится набирать много раз, вы можете создать собственный набор "горячих клавиш". Перейдите в меню "Инструменты" и нажмите "Настройки". Введите сокращенное сочетание клавиш, а затем добавьте полный в соседнее поле. В этом же меню вы можете настроить/отключить другие функции работы с текстом.
Использование голоса
Нет желания набирать текст? Используйте функцию распознавания голоса. Перейдите в меню "Инструменты" и нажмите "Голосовой ввод". Появится небольшое окно — нажмите "разрешить", чтобы дать доступ к использованию микрофона на устройстве. Можете тестировать. Если вам нужно добавить знаки препинания в текст — просто скажите "запятая", "точка" и т. д. Инструмент не идеальный, но может быть полезен в некоторых ситуациях.
Читайте также: Secret Google: 10 неизвестных плагинов и приложений для работы и удовольствия