Изоляция изоляцией, а общаться все равно надо. Большую популярность сейчас набирает сервис Zoom, который помогает удаленным командам поддерживать связь, обсуждать текущие вопросы и выполнять рабочие задачи.
Чтобы получить максимальную отдачу от общения в Zoom, предлагаем воспользоваться несколькими полезными советами.
1. Пользуйтесь функцией "Зал ожидания"
Если у вас запланировано много совещаний, всегда есть вероятность того, что какое-то затянется, а к другому кто-то подключится раньше времени. В Zoom есть функция "Зал ожидания", в которой можно размещать новых участников, чтобы они не подключались внезапно к текущей встрече.
Подписывайтесь на Telegram-канал delo.uaЧтобы воспользоваться этой функцией, войдите в свою учетную запись на Zoom.com, выберите "Настройки" — На конференции (расширенные) и включите "Зал ожидания".
2. Создавайте повторяющиеся встречи
Если вы регулярно проводите встречи с одними и теми же людьми, можно создать повторяющееся собрание, которое будет дублировать настройки для каждой встречи. Это упрощает составление расписания и позволяет разделять разные группы участников. Войдите в Zoom, выберите "Конференции" — "Запланировать конференцию", заполните информацию и поставьте флажок возле пункта "Повторяющаяся конференция".
3. Используйте функцию "Отслеживание посещаемости"
Одна из самых сложных вещей во время проведения онлайн-собрания — следить за тем, чтобы внимание всех участников было направлено на встречу. Если вам это важно, включите функцию "Отслеживание посещаемости" в расширенных настройках конференции.
4. Запрос контроля другого рабочего стола
Иногда возникает необходимость помочь коллеге определить проблему или вместе поработать над проектом. Хотя Zoom не полностью решил эту проблему, но он позволяет запрашивать контроль над рабочим столом участника конференции. После подтверждения запроса участником, вы сможете управлять курсором его компьютера с помощью собственной мыши и клавиатуры, что особенно полезно для демонстраций или технической поддержки.
5. Обратите внимание на то, что находится у вас за спиной
Обычно мы не обращаем особого внимания на то, что находится на заднем плане, пока не войдем в конференцию и не увидим "картинку". Если вы не хотите тратить время и силы на оформление "задника", используйте функцию "Виртуальный фон", которую можно включать и выключать в расширенных настройках конференции.
6. Записывайте встречи
Бесплатная версия Zoom позволяет записывать конференции на компьютер, что особенно удобно для встреч и демонстраций. В платной версии можно сохранять записи в облаке, что позволяет легко поделиться ими позже с членами команды, просто отправив ссылку по электронной почте.
Для новичков в проведении видеоконференций, Zoom предоставляет руководство пользователя, в котором есть бесплатное обучение, а также несколько лучших практик для организации продуктивного онлайн-общения.
Читайте также: На расстоянии звонка: Как эффективно провести онлайн-совещание