В новых реалиях: Как помочь сотрудникам сохранить продуктивность при удаленной работе

Всегда хорошо подготовиться заранее, но не всегда это возможно. Повсеместный карантин "перевел" сотрудников многих компаний на удаленную работу и руководителям приходится в кратчайшие сроки разрабатывать систему, которая позволит поддерживать вовлеченность и продуктивность людей, которые внезапно перешли в категорию удаленных сотрудников.

Проблемы удаленной работы

С одной стороны, при наличии современных технологий, поддерживать контакты и контролировать процессы, даже при удаленной работе, не составляет большого труда. Но большинство сотрудников все-таки привыкли работать, постоянно находясь под явным или неявным контролем руководителей, и отсутствие этого контроля, а также другие новые факторы, могут повлиять на продуктивность выполнения задач:

Отсутствие непосредственного контроля. Этот фактор беспокоит как руководителей, так и сотрудников. Руководители беспокоятся, что сотрудники не будут работать так же усердно или эффективно, а сотрудники выражают недовольство ограниченным доступом к общению с руководителями. В некоторых случаях сотрудники считают, что удаленные менеджеры не в состоянии удовлетворить их потребности и не помогают и в выполнении работы.

Отсутствие доступа к информации. Новоявленные удаленные сотрудники часто возмущаются тому, что необходимо затрачивать дополнительное время и усилия, чтобы получить нужную информацию от коллег. Даже получить ответ на простой вопрос может быть довольно сложно.

Это явление распространяется не только на работу, но и на проблемы в межличностном общении удаленных сотрудников. Исследования показали, что недостаток знаний о текущем психологическом состоянии коллег, работающих по домам, приводит к появлению недопонимания.

Социальная изоляция. Одиночество — одна из самых распространенных жалоб, связанных с удаленной работой. Считается, что экстраверты могут сильнее пострадать от уединения в краткосрочной перспективе, особенно если не имеют возможности поддерживать общение с другими людьми, хотя бы через интернет. Долгосрочная перспектива изоляции может негативно повлиять и на интровертов, поскольку сотрудники будут чувствовать меньшую вовлеченность в жизнь компании, что может даже привести к мыслям об увольнении.

Домашние заботы. На фотографиях с сюжетами удаленной работы часто изображен родитель, сидящий на диване с ребенком на руках и ноутбуком. На самом деле, все не так радужно. Чтобы удаленная работа была эффективной, у сотрудников должно быть дома выделенное пространство, где они могут на время выполнения задач остаться наедине. Но даже если это условие соблюдается, руководителям нужно помнить, что домашние заботы и дети все равно будут отвлекать внимание сотрудников.

Поддержка руководителей

Организация ежедневных онлайн-встреч. Многие успешные руководители, работающие удаленно, планируют ежедневное общение (по телефону или мессенджерам) со своими сотрудниками. Это может проходить в форме серии индивидуальных "встреч" или групповых звонков, если работа сотрудников тесно связана друг с другом. Важно, чтобы "встречи" были регулярными и запланированными. Сотрудникам важно знать, что в указанное время они могут получить консультацию руководителя или разобраться с возникшей проблемой.

Использование нескольких каналов связи. Электронной почты недостаточно. Важно использовать видео технологии, которые помогают создать атмосферу общения лицом к лицу. Это способствует уменьшению чувства изоляции членов команды. Срочные вопросы, не требующие личного общения, лучше решать через текстовые сообщения в мессенджерах. Главное, договориться о том, какой именно мессенджер используется для общения команды.

Правила взаимодействия. Удаленная работа становится более эффективной и удовлетворяющей потребности команды тогда, когда руководители устанавливают ожидания относительно частоты, средств и оптимального времени общения для своих команд. Хорошо влияет на вовлеченность сотрудников в работу понимание того, когда они могут беспрепятственно связаться со своим руководителем. Например, можно сообщить сотрудникам о том, что вы доступны для телефонного и видео общения с 16 до 19 часов каждый день, а более срочные вопросы предпочитаете решать в текстовом формате. Кроме того, руководителю важно следить за тем, чтобы между членами команды также происходило общение и обмен информацией по мере необходимости. "Правила" важно озвучить на первой онлайн-встрече, чтобы сотрудники имели одинаковое понимание процесса коммуникаций в команде и с руководителем.

Возможность для удаленного социального взаимодействия. Чтобы снизить давление социального дистанцирования на сотрудников, работающих удаленно (особенно тех, кто перешел на этот формат работы внезапно), нужно обеспечить базовое социальное взаимодействие, например, в начале ежедневных "встреч" выделять время для обсуждения нерабочих вопросов — у кого как прошел вечер, кто какой фильм посмотрел/книгу прочитал/семинар прослушал и т.п. Также можно устраивать виртуальные вечеринки с пиццей или тематические вечеринки с викторинами и конкурсами. Это может показаться слишком искусственным или вынужденным шагом, но опытные удаленные руководители говорят, что такие события помогают уменьшить чувство изоляции и способствуют поддержанию вовлеченности и принадлежности к команде.

Поощрение и эмоциональная поддержка. Руководителям важно осознать, что сотрудники, внезапно перешедшие на удаленную работу, испытывают стресс. Сейчас, как никогда раньше, им нужна поддержка и возможность поговорить о своем беспокойстве и тревоге. Во время таких разговоров, руководитель может услышать важную информацию, которую не узнал бы при других обстоятельствах.

Исследование эмоционального интеллекта и эмоционального заражения говорит о том, что сотрудники обращаются к своим руководителям за советами о том, как реагировать на внезапные изменения или кризисные ситуации. Эффективные лидеры используют двунаправленный подход: они признают стресс и беспокойство, которое сотрудники могут испытывать в трудных обстоятельствах, но также подтверждают свою уверенность в членах команды, говоря, "у нас есть это и это" или "это сложно, но я знаю, что мы справимся" или "давайте посмотрим, как мы можем сейчас использовать наши сильные стороны". Благодаря такой поддержке сотрудники с большей вероятностью примут вызов, постараются оставаться сконцентрированными и будут прилагать усилия для достижения цели.

Читайте также: На расстоянии звонка: Как эффективно провести онлайн-совещание