Таймбоксинг — одна из самых простых, но эффективных стратегий тайм-менеджмента. Ее можно применять и в работе, и в повседневной жизни.
Таймбоксинг (Timeboxing) — это очень простая концепция, при которой вы выделяете определенное количество времени на выполнение конкретной задачи. Это кардинально отличается от обычного способа работы, при котором вы просто работаете над задачей, пока она не будет выполнена.
Система таймбоксинга проста: вы выделяете в своем календаре блоки определенной продолжительности и записываете в эти блоки задачи, а затем используете таймер для соблюдения графика. Следите за тем, чтобы у вас не было запланировано более трех-четырех часов на задачи, требующие высокой концентрации. А общее время для выполнения рабочих задач на день не должно превышать шести часов — вы просто не сможете оставаться сосредоточенным дольше.
Подписывайтесь на Telegram-канал delo.uaКак освоить таймбоксинг и использовать его для повышения продуктивности
1. Обязательно блокируйте время в календаре.
Блокировка очень важна для таймбоксинга. Это то, что позволяет вам фактически "упаковать" свое время. Кроме того, это сделает количество времени, которое у вас есть каждый день, более заметным.
Вы можете использовать Google-календарь или другое приложение-календарь, к которому у вас есть доступ на разных устройствах. Затем добавьте блоки перерывов и блоки на время отдыха. Это задаст вашей работе заранее определенные границы, которым должны будут соответствовать ваши задачи.
Как только это сделаете, добавьте хотя бы один блок для задач высокой концентрации. Этот блок должен занять не менее часа, а лучше больше, и его цель — позволить вам работать над задачами, требующими большого внимания.
Затем добавьте несколько блоков для задач с низкой концентрацией. Это не самые важные задачи, но их необходимо выполнить, поскольку они помогают вам продвинуться вперед в вашей работе. Наиболее распространенные задачи с низким уровнем внимания — это проверка и ответ на электронные письма, а также решение административных вопросов.
2. Добавьте планируемые дела в блоки календаря.
Следующим шагом будет добавление дел в блоки календаря. Это дает вам отличный обзор того, что нужно сделать в этот день. Кроме того, это отличный способ сохранить нужную информацию заранее. Например, если вы думаете о какой-то задаче, которую нужно выполнить в определенный день, вы уже можете добавить ее в конкретный блок на конкретную дату.
Еще одно большое преимущество календарных блоков заключается в том, что вы можете сделать их повторяющимися.
3. Определите, сколько времени вам нужно для выполнения задачи.
Это очень важный совет. Конечно, вначале вы можете только предполагать, но после нескольких повторений вы поймете, сколько реально времени у вас уходит на выполнение этой задачи.
Как только вы определите, сколько времени вам нужно на задачу, старайтесь всегда немного уменьшать количество времени. Например, предположим, что анализ отчета занимает у вас 2,5 часа. Как только вы это определите, в следующий раз установите таймер на 2 часа 20 минут. Уменьшайте количество времени до того момента, пока не будете уверены, что работать быстрее невозможно. С этим дополнением к таймбоксингу вы значительно повысите свою продуктивность.
4. Всегда устанавливайте таймер.
Чтобы отследить время, которое вам действительно нужно для выполнения задачи, и установить крайний срок, вам понадобится таймер. Старайтесь всегда устанавливаться таймер, независимо от того, над какой задачей вы работаете. Если вы не будете этого делать, с большой вероятностью вы потратите гораздо больше времени просто потому, что не сможете четко отследить, насколько быстро оно проходит. Кроме того, использование таймера поможет вам лучше сконцентрироваться на задаче вместо того, чтобы постоянно следить за часами.
5. Не позволяйте себе прерываться.
Не допускайте прерываний в выполнении задачи в установленное время. Чтобы повысить вашу продуктивность, вам нужны блоки, в которых вы можете сосредоточенно работать, и это работает только в том случае, если вы избавитесь от всех отвлекающих факторов. Закройте свой почтовый ящик, избавьтесь от всех уведомлений, отключите звук на телефоне и вынесите его в другую комнату (или положите в сумку), когда работаете. Поверьте, это значительно повысит вашу продуктивность.
6. Начните с техники "Помодоро".
Лучший способ начать заниматься таймбоксингом — использовать технику "Помодоро". Это очень простой метод, когда вы работаете 25 минут, а затем делаете пятиминутный перерыв. Может показаться, что двадцать пять минут — это немного, но если вы будете работать без перерывов и отвлечений, вы сможете сделать очень много.
Обязательно вставайте из-за стола во время перерывов и позволяйте себе более длительный перерыв примерно после четырех рабочих блоков. Если у вас не возникнет проблем с работой в течение 25 минут подряд, вы можете увеличить это время и в конце концов прийти к идеальному варианту — 50 минут работы и 10 минут отдыха.
7. Найдите партнера по подотчетности.
Этот совет работает всегда, когда нужно выработать новую привычку. Партнер может помочь вам убедиться, что вы действительно реализовали свои добрые намерения и довели до конца то, что пообещали себе. Кроме того, партнер может напомнить вам о данном обещании, когда вы начнете лениться или отвлекаться в неположенное время.
Таймбоксинг — это очень простой метод управления временем, который значительно повысит вашу продуктивность. И, главное, для его освоения от вас не требуется больших усилий. Нужно просто начать.