Мы много и часто говорим и пишем о продуктивности. Может, уже и достаточно, да только теория не становится практикой. Многие по-прежнему тратят время впустую просто потому, что не могут остановиться и задуматься над вопросом: "Как я планирую свои задачи и во что я вкладываю свое время?".
Мы погрязли в бесконечных уведомлениях, горах электронных писем и нескончаемых потоках "интересной" информации от friendов. В этом вале информации непросто оставаться сосредоточенными и уделять время действительно важным вещам.
Если у вас нет желания учиться эффективно планировать свой день, вы можете закрыть эту статью и дальше просматривать ленту новостей. Мы предлагаем пять простых шагов для людей, которые стремятся максимизировать свою продуктивность без ущерба для своего комфорта и времени отдыха.
Подписывайтесь на Telegram-канал delo.ua1. Определите собственный оптимальный график работы
Прежде чем вы начнете планировать свой эффективный день, вам надо разобраться с тонкостями своей физиологии и личным стилем работы. Например, если вы жаворонок, вам нужно планировать на утро самые важные дела — вечером у вас на них просто не хватит энергии. Это самое простое, что вы можете сделать. Но есть и более серьезные вещи.
Чтобы определить свой оптимальный график работы, сначала нужно провести предварительный аудит. Начните с отслеживания существующих рабочих привычек. В течение двух-трех недель записывайте время дня, когда вы делаете больше всего, и фиксируйте все внешние отвлекающие факторы, которые могут мешать вашей работе. Идея состоит в том, чтобы обнаружить, когда вы находитесь на пике своей естественной энергии, и отфильтровать внешние факторы, работающие против вас.
Это позволяет добиться двух вещей. Во-первых, это поможет вам максимально эффективно использовать каждый час своего времени. Во-вторых, вы поймете, какие отвлекающие факторы отнимают больше всего вашего внимания. Как только вы это узнаете, вам будет проще составить по-настоящему продуктивный график работы для себя.
2. Заблокируйте свое продуктивное время
Следующий шаг — выделить самое продуктивное время, которое вы определили в предыдущем шаге, и заблокировать его для самой важной работы. Необходимо сделать так, чтобы в это время ничто и никто вас не отвлекал и вы могли полностью сосредоточиться на задаче.
Настройте автоответчик в электронной почте, который будет сообщать всем о том, что вы ответите на их письма позже, например, "после 12:00" или "до конца сегодняшнего дня". Используйте приложение для блокировки времени. Сделайте все, чтобы в течение самых продуктивных часов в день вы могли полностью погрузиться в выполнение задачи.
Если вы думаете, что это крайность, то это не так. Результаты многих исследований показывают, что в среднем сотрудники продуктивны около 3 часов в день. Скорее всего, во время своего аудита вы пришли примерно к такому же показателю. Так максимизируйте пользу от этих нескольких часов ежедневно.
3. Определите подходящие для вас перерывы
Есть только одна вещь, которая может прервать ваше продуктивное время, — запланированный перерыв. Проведите эксперимент и выберите свои временные промежутки работа-перерыв. Кто-то говорит, что идеальное соотношение — это 52 минуты работы и 17 минут перерыва. Но эти показатели не обязательно будут идеальны для вас. Определите свой график перерывов, который будет способствовать поддержанию уровня вашей продуктивности на высоком уровне.
4. Запланируйте свою доступность в течение дня
Предыдущие три шага могут создать впечатление, что мы говорим о работе в идеально спокойной и тихой обстановке. К сожалению, а может быть, к счастью, возможность работать в таких условиях есть у единиц. Коллеги, члены семьи, знакомые будут так или иначе отвлекать вас от дел. Конечно, они это делают не со зла, но вам от этого не легче.
Чтобы решить этот вопрос, нужно внести в свой оптимальный график работы время для телефонных звонков, личных разговоров и проверки электронной почты. Есть два трюка, которые помогут вам сделать это проще.
Во-первых, выделите определенное время для выполнения таких задач и сообщите всем окружающим, что вы не будете доступны в другое время. Сообщая это, вы избавляете близких людей от беспокойства за вас, а коллег, клиентов и партнеров показываете, что не игнорируете их обращения, а четко планируете свои задачи и обязательно им ответите в определенное время.
Во-вторых, если вы пользуетесь системой планирования встреч, через которую другие люди запрашивают ваше время, установите самое короткое время продолжительности встречи. Например, Илон Маск оставляет 5-минутные окна. Если вы пока к этому не готовы, установите 10 или 15 минут. Большинство людей даже не заметят, что вы сократили продолжительность встречи, а вы автоматически сохраните свое время.
5. Избегайте многозадачности любой ценой
Даже если вы гуру многозадачности, это не так. Многочисленные исследования доказывают, что чем больше мы пытаемся делать параллельно, тем менее эффективными становимся. С точки зрения ежедневного планирования вывод очевиден. Вам нужно найти в своем графике место для каждой задачи, которую необходимо выполнить в течение дня, и постараться избежать соблазна втиснуть в график "еще парочку" незапланированных задач.
Помните, что попытка выполнить две задачи одновременно всегда займет больше времени, чем выполнение их по очереди. Исследования показывают, что затраты на переключение мозга между задачами лишают нас до 40% продуктивности, поэтому подобная реорганизация списка задач может почти удвоить вашу продуктивность.